Mengelola Ribuan Karyawan dengan Sebuah Portal

Telkom Mengelola Ribuan Karyawan dengan Sebuah Portal Untuk mengelola belasan ribu karyawannya, PT Telkom mengimplementasikan solusi HR management system terintegrasi dengan total nilai investasi Rp 20 miliar. Seluruh karyawan dapat menggunakannya cukup lewat satu portal bernama POINT. Bagaimana pemanfaatannya?

 

“Wah, si Arif sekarang sudah menjadi manajer di Telkom Medan. Gak nyangka, bagus juga performance dan kompetensinya,” celetuk seorang karyawan Telkom Surabaya sambil terus memandangi monitor dan mengklik beberapa menu informasi mengenai kolega lamanya tersebut.

 

Boleh jadi, di perusahaan lain, menelisik profil dan data karyawan lain tidak diperkenankan. Hanya bagian personalia yang boleh masuk ke ranah yang selama ini dianggap privasi tersebut. Namun, di BUMN telekomunikasi ini, setiap karyawan boleh mengetahui profil, rekam jejak, dan performa rekan kerjanya.

 

Sistem manajemen kepegawaian di PT Telekomunikasi Indonesia Tbk. (Telkom) memang sudah berbasis Web. Semua data dari 19 ribu karyawannya telah diunggah ke sebuah sistem berformat portal. Bahkan, mekanisme kerja karyawannya sudah dijalankan oleh sistem, alias sudah mengadopsi praktik electronic human resources management (e-HRM). “Sekarang sistem HR Telkom memang telah menjadi benchmark perusahaan-perusahaan besar, baik dari dalam maupun luar negeri,” ungkap Sofyan Rohidi, Vice President HR Policy Telkom, dengan nada bangga.

 

Sofyan menceritakan, sistem e-HR di Telkom ini dirintis sejak 1995 dengan nama SIMPEG, singkatan dari Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian. Namun, ketika itu baru menyentuh aspek administrasi personal saja. Datanya pun tidak lengkap. Lalu pada 1998, fungsinya lebih ditingkatkan lagi, dengan mulai mengintegrasikan kebutuhan HR, keuangan dan logistik. Sistem payroll sudah bisa difungsikan secara online, tetapi belum terhubung ke bank yang menjadi mitra Telkom.

 

Selanjutnya, manajemen Telkom mencanangkan sistem kepegawaian Telkom akan menuju penerapan konsep Human Capital Development. Ada dua perubahan yang dilakukan. Pertama, perubahan dari personnel management berbasis senioritas menuju ke competence-based. Kedua, perubahan sistem kepangkatan (employee structure) dari sebelumnya mengenal sistem grading/eselonisasi dengan 25 level kepangkatan menjadi struktur banding yang hanya mengenal tujuh level kepangkatan. “Untuk menuju ke banding structure ini, kami melakukan persiapan sejak 2002, dengan melakukan perbaikan dan penyesuaian pada sistem TI-nya,” Sofyan menjelaskan.

 

Tak tanggung-tanggung, pihak Telkom pun mengganti sistem kepegawaian lama dengan mengadopsi solusi best practice untuk e-HR dari SAP, vendor sistem asal Jerman. Sistem dari SAP memang sudah dipakai Telkom untuk kebutuhan pengelolaan keuangan dan logistic.

 

Dengan investasi di atas Rp 20 miliar, untuk melayani lebih dari 1.000 user, pada 2004 sistem e-HR dari SAP diimplementasikan. Nama sistem HR Telkom pun diganti dari SIMPEG menjadi Telkom HRIS (Human Resources Information System).

 

Implemetasi HRIS mulai dilakukan pada Juni 2004. Dalam proses ini, antara lain dilakukan proses simulasi selama tiga bulan untuk memasukkan semua data karyawan. Tujuannya, agar perubahan yang terjadi tidak dirasakan karyawan, sehingga tidak mengganggu operasional kerja secara keseluruhan.

 

Diakui Sofyan, dalam praktiknya, solusi dari SAP tidak seluruhnya bisa sesuai (match) dengan kebutuhan, terutama karena harus menyesuaikan dengan aplikasi dan struktur yang sudah ada di Telkom. Maka, perlu dilakukan fine tuning ataupun pembuatan interface. Misalnya, di dalam solusi SAP ini tidak dikenal class position (sebagaimana ada di Telkom, seperti posisi karyawan masa percobaan, magang, dsb).

 

Juga, solusi SAP itu tidak mengenal sistem gaji pay for person (yang terkait dengan pensiun), melainkan hanya ada pay for position dan pay for performance. “Kami harus mempertahankan sistem pay for person. Sebab, jika harus mengikuti (apa adanya) sistem SAP, beban anggaran akan sangat besar,” Sofyan menjelaskan. “Ada struktur-struktur data yang tidak bisa ditangkap murni oleh SAP. Oleh karena itu, kami harus melakukan fine tuning dan adjusment aplikasinya, terutama untuk sistem kepangkatan dan struktur gaji karyawan.”

 

Diklaim Sofyan, sekarang modul-modul finance, logistik, akunting dan HR ini terintegrasi satu dengan yang lain. Misalnya, ketika berbicara soal jumlah karyawan dengan total gaji yang harus dibayarkan, semua bagian akan saling terkait. Data yang dikirim bagian SDM akan terhubung ke bagian keuangan, sehingga penganggaran kebutuhan SDM bisa dilakukan, baik untuk gaji, biaya pengembangan, perjalanan dinas, dsb. Proses payroll-nya dibaca oleh bagian anggaran, lalu disetujui (approval), dan masuk ke verifikasi. Selanjutnya, dikirim balik ke bagian keuangan. Kemudian uang itu akan dikirim ke bank rekanan (Bank Mandiri dan BNI) secara online. “Uang pun akan ditransfer ke rekening setiap karyawan. Begitulah gambaran integrasinya,” kata Sofyan.

 

Di dalam HRIS Telkom ini ada dua hal yang sangat dominan, yaitu yang terkait dengan personnel administration dan personnel development. Untuk personnel administration, fungsinya adalah bagaimana mengadministrasikan data karyawan, mulai dari rekrutmen hingga pensiun. Di situ diatur perlakuan karyawan setelah direkrut, dikembangkan, penyesuaian gajinya, evaluasi hasil kerjanya, hingga urusan pensiunnya. Adapun personal development terkait dengan bagaimana HRIS bisa melakukan pengembangan SDM dengan mengacu pada data yang dibuat karyawan bersangkutan. Misalnya, soal jenjang karier, yang di Telkom jenjang kenaikannya didasarkan pada hasil penilaian kinerja, kompetensi, kultur (attitude), dan juga penilaian dari assessment center.

 

Maka, di Telkom, profil karyawan bisa masuk ke empat kategori cluster: play, jump, growth atau improve. Namun, untuk kategori improve dan growth, datanya belum muncul di HRIS, sebab hingga saat ini baru berjalan di level 1 (mereka yang berpangkat VP atau Executive GM).

 

Sementara itu, adanya kategori play dan jump merupakan peluang bagi karyawan untuk bergerak naik. Jika profilnya bagus, sistem akan mencarikan vacant position yang sesuai untuk pengembangan karier karyawan tersebut. Misalnya, seorang karyawan fresh graduate (pangkatnya di level 6) yang memiliki penilaian bagus, terbuka peluang naik ke level 5 (level yang sebenarnya untuk lulusan S-2). “Semua data profil karyawan tercatat di HRIS, mulai dari performa, kompetensi, hingga attitude. Data tersebut yang menentukan career path mereka. Sistem akan mengarahkannya secara otomatis,” ujar Sofyan. “Intinya, di dalam HRIS ini mencakup semua aspek administrasi, services, dan yang terkait dengan people management lainnya.”

 

Agar data di HRIS itu bisa diakses, dan karyawan juga bisa memperbarui datanya, Divisi HR Telkom mengembangkan portal internal yang disebut POINT, singkatan dari Portal Internal Telkom (beralamat di www.portal.telkom.co.id). POINT terintegrasi dengan solusi SAP tadi dengan menggunakan antarmuka (interface). Menurut Sofyan, POINT ini berfungsi sebagai gerbang utama bagi karyawan –yang punya NIK/nomor induk kepegawaian– untuk mengakses seluruh sistem aplikasi intranet Telkom. Di samping itu, portal tersebut juga berfungsi sebagai media komunikasi dan sosialisasi.

 

Di dalam POINT ini ada beberapa menu penting, antara lain Fiesto (singkatan dari Fast Integrated Employee Services and Information Online). Di dalam menu Fiesto ini ada sejumlah fitur untuk mendukung aktivitas karyawan, di antaranya surat pengajuan perjalanan dinas (SPPD), cuti, slip gaji dan pedoman etika bisnis (lihat Tabel). Di dalam Fiesto juga ada fitur penilaian kinerja karyawan serta menu Fast Track, yang mencakup: employee career planning dan people development. Juga, ada form untuk kebutuhan mengikuti training center. “Pokoknya, semua kegiatan karyawan bisa dilakukan dari situ. Misalnya mau ambil cuti, pengajuannya bisa dilakukan di POINT. Bahkan, pengisian formulir SPT pajak pun bisa dilakukan,” kata Sofyan.

 

Sebagai contoh, ketika karyawan mengajukan cuti, ia cukup mengisi form yang sudah disediakan, lalu men-submit-nya. Selanjutnya akan ada alert di komputer atasannya, apakah akan menyetujui atau tidak. Hal semacam itu juga berlaku untuk pengajuan surat perjalanan dinas, tetapi untuk yang satu ini butuh waktu 1-2 hari hingga disetujui, karena berkaitan dengan keuangan.

 

Menurut Sofyan, ketika seseorang telah ditetapkan sebagai karyawan tetap, proses pendataan lewat HRIS sudah dimulai. “Semua data mengenai dirinya akan diinput oleh staf SDM ke dalam database di SAP.”

 

Dalam perjalanannya, ada proses penilaian performa, kompetensi dan perilaku yang dilakukan setiap tahun. Jika bagus, karier sang karyawan akan berkembang. Begitu pula, gajinya ikut bergerak. Dalam proses itu pun diusulkan program pelatihan yang mesti diikutinya. Hasil dari penilaian itu akan dibawa ke Sidang Jabatan, untuk menentukan apakah karyawan ini naik jabatan atau pindah bagian (jika ada yang kosong), dimutasi, ataukah pensiun dini. “Jika ia mendapat promosi, semuanya berubah: status, gaji, fasilitas, dsb.,” ujar Sofyan.

 

Bila ada program pensiun dini (pendi), karyawan bisa apply di POINT. Namun, yang diterima untuk ikut pendi sebenarnya adalah karyawan yang kinerjanya tidak bagus. Adapun untuk karyawan yang berkinerja bagus, tetapi mengajukan lamaran pendi, sistem secara otomatis akan memblokir. “Tetapi, kalau ia berkeras, ada mekanisme lain, yakni program pensiun APS (atas permintaan sendiri). Kompensasinya jauh lebih rendah,” Sofyan menjelaskan. “Jadi, prosesnya begitu hingga pada batas tertentu harus pensiun pada usia 56 tahun. Semua prosesnya run by system.”

 

Menurut Sofyan, dengan adanya HRIS ini, sekarang Divisi HR tidak lagi mengurusi aspek-aspek yang bersifat adminsitratif, tetapi lebih ke upaya pengembangan. “Fungsi HR sekarang adalah mencetak orang-orang terbaik. Melakukan coaching, counselling dan job assignment. Soal administrasi biarkan saja diurus oleh mesin,” ujarnya.

 

”Sebenarnya, yang paling berat dalam mengimplementasikan HRIS ini adalah bagaimana konsistensi semua karyawan untuk meng-update datanya,” ungkap Sofyan. Memang, update profil ini dilakukan 3-6 bulan sekali secara mandiri oleh setiap orang, karena bukan lagi tugas staf Divisi HR.

 

Keberadaan HRIS tidak hanya meringankan beban kerja bagian HR, tetapi seluruh karyawan Telkom pun bisa merasakan manfaatnya. Contohnya, Yuli Purwanti, karyawan yang sudah mengabdi selama 20 tahun, mengakui bahwa HRIS sangat bermanfaat untuk melakukan administrasi kepegawaian. “Pekerjaan menjadi lebih cepat dan akurat melalui satu pintu, serta adanya kemudahan mendapatkan data dan informasi secara real-time,” ujar Yuli.

 

Karena itu, ia pun setiap hari membuka POINT, karena harus melakukan absensi online. Rutinitas lainnya adalah membuka e-mail dan nota dinas jika ada penugasan, membaca BoD message, dan mencari informasi tentang kebijakan perusahaan.

 

Hal senada dikemukakan Sigit Primasatya. Menurut staf HR System Reporting & Information Support ini, melalui sistem portal yang terintegrasi, karyawan dibiasakan untuk mengoptimalkan fungsi administrasi secara online. “Meskipun tergolong karyawan baru, saya telah memanfaatkan layanannya. Selain untuk absensi online, fungsi yang paling banyak saya gunakan adalah sosialisasi organisasi dan kebijakan,” kata Sigit. “Untuk penyempurnaan fungsinya ke depan, diharapkan penyediaan kontennya lebih aktual dan infrastrukturnya lebih stabil agar dapat dimanfaatkan lebih optimal oleh seluruh karyawan,” ia menambahkan. (*)

 

 

Manfaat HRIS di PT Telkom

  1. Divisi HR lebih fokus untuk mengembangkan SDM, tidak lagi sibuk dengan urusan administratif.
  2. Data mengenai SDM yang tersedia jauh lebih ter-update ketimbang sebelumnya.
  3. Biaya pengelolaan SDM semakin kecil, karena tidak banyak melibatkan orang dan paperless.
  4. Produktivitas karyawan Telkom meningkat 10%-12%. Untuk mengukurnya, total revenue yang didapat dibagi dengan jumlah SDM. Dulu, ada yang pensiun 10 orang, maka harus merekrut 10 orang. Sekarang, dengan sistem ini, cukup merekrut 20% saja.
  5. Percepatan pengambilan keputusan. Kalau ada posisi kosong bisa langsung ketahuan. Bisa menjalankan Sidang Jabatan secara cepat karena datanya sudah tersedia.
  6. Karyawan semakin sadar untuk memperhatikan profil diri dan kinerjanya, karena harus di-update rutin.

 

Fitur-fitur dalam FIESTO

  • Cuti Online
  • SPPD Online
  • SKI Online
  • Absensi Online
  • Employee Care Online
  • Appraisal & Assessment
  • TNA Online
  • Employee Data Change
  • DRP dan Slip Gaji
  • SPT Online
  • BKP Online
  • DJM Online
  • Info Rekan
  • E-Learning
  • Etika Bisnis

 

by a. mohammad bs

Tags: ,

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*
*

ERROR: si-captcha.php plugin says GD image support not detected in PHP!

Contact your web host and ask them why GD image support is not enabled for PHP.

ERROR: si-captcha.php plugin says imagepng function not detected in PHP!

Contact your web host and ask them why imagepng function is not enabled for PHP.